Hi ha diversos motius pels quals cada cop sentim més sovint termes relacionats amb la gestió documental a les empreses, però la irrupció de la Covid-19 i amb ella la implantació de mesures de seguretat a les empreses per minimitzar la generació de paper i evitar compartir-los, han provocat que els projectes d’incorporació d’un gestor documental siguin prioritaris ja a les empreses.
Però un gestor documental és moltíssim més que un repositori que permeti a les empreses la digitalització de tots els documents de l’empresa i aconseguir l’objectiu de generació de paper zero. També és una de les seves característiques, però és això, una de les seves moltes funcionalitats.
Així, un gestor documental empresarial o “Enterprise Content Manager” (ECM) permet, no només l’emmagatzematge digital dels documents de l’empresa, sinó que permet l’administració i la gestió de tota la informació referent a l’empresa, independentment del seu format, facilitant-ne l’accés des de qualsevol lloc segons els permisos de cada empleat.
Per això, la gestió documental és la primera etapa cap a la transformació digital de les empreses i organitzacions. És una àrea fonamental per aconseguir l’èxit i afrontar els reptes imposats per la necessitat de digitalització dels processos empresarials.
Un gestor documental permet:
- Organitzar i facilitar la cerca de tots els documents de l’empresa amb la utilització de metadades
- Definir el flux de treball o de gestió dels documents entre els diferents departaments o empleats de l’empresa.
- Assignar rols i permisos de lectura i gestió dels documents.
- Automatitzar els processos de treball amb la creació de work flows.
Quins són els principals beneficis que aporta un gestor documental a les empreses?
- Comptar amb un repositori centralitzat, que evita el risc de documents mal arxivats, duplicitats o pèrdua.
- Major productivitat, en proporcionar un accés ràpid i segur a la informació, facilitant-ne la cerca i accessibilitat sense pèrdues de temps.
- Estalvi de costos, en reduir o eliminar els costos d’arxiu, impressió, consumibles, fotocopiadores i d’espais on preservar la documentació.
- Millora del ROI, en reduir els costos millora els resultats
- Sostenibilitat, amb la reducció del consum de paper contribueixen a la protecció del medi ambient i al desenvolupament sostenible.
- Seguretat, ja que li proporciona un control total de la informació de l’empresa amb l’assignació de perfils i permisos als usuaris.
- Optimització del temps, en disposar de tota la documentació en un sol repositori i amb les mateixes regles de descripció, creació, classificació, captura, etc. facilita la cerca i recuperació dels documents, optimitzant els temps de treball de tota la companyia.
- Treball col·laboratiu, amb un gestor documental les empreses poden gestionar la traçabilitat i auditoria de tots els processos de treball.
- Mobilitat, la majoria dels gestors documentals són 100% web responsive, la qual cosa permet accedir als documents des de qualsevol dispositiu fix o mòbil.
Quin és el millor gestor documental per a les empreses?
Sens dubte, Alfresco és actualment el millor gestor documental per a les empreses per moltes raons, però remarcarem algunes d’elles:
- Alfresco compleix amb les ISO referents a la descripció i gestió de la documentació, incloent-hi la que ja és electrònica (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional de Seguretat, Esquema Nacional d’Interoperabilitat, Llei 11/2007)
- Alfresco compleix amb la Llei de Protecció de Dades a través de l’accés controlat al repositori.
- És de codi obert, la qual cosa permet la incorporació de les actualitzacions i millores continuades que l’ampli grup de desenvolupadors realitza.
- És un sistema ECM natiu del núvol per la qual cosa permet gestionar el contingut i connectar la informació amb els usuaris des de qualsevol lloc
- Permet l’accés a les aplicacions amb qualsevol dispositiu.
- Compta amb una APP per a IOS i Android excel·lent
- És compatible amb aplicacions de productivitat líders, com Microsoft Office, Google Docs, Outlook, Salesforce, etc.
- Compta amb una àmplia gamma d’integracions i solucions predissenyades per part de la comunitat de socis d’Alfresco, com SAP i AutoCAD.
- Disposa d’APIs obertes i compatibilitat incomparable amb estàndards oberts, inclosos CMIS, CIFS i WebDAV.
- Grans empreses i importants administracions han optat per Alfresco, com la NASA, l’Agència Tributària de Catalunya, Estrella Galicia, Oxford University, Cisco, etc.
A Proment Consulting som desenvolupadors i implementadors d’Alfresco, si la teva empresa necessita més informació, no dubtis a contactar amb nosaltres.